Yhteisön kokous / kokouksen pitäminen

Kokousten käynnistämisestä keskusteltiin alun perin [http://forum.ubuntu-fi.org/index.php?topic=29460 foorumilla]. Jokaiseen kokoukseen valitaan puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja. Kokoukset ovat tarkoitettu kaikille, mutta kunkin kokouksen puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajalla sekä jokaisen [:Suomen laajuinen toiminta:Ubuntu Suomen tiimin ydinryhmän] (ja muiden aktiivisten) varalle on erityisiä tehtäviä.

Tehtävät: puheenjohtaja

Puheenjohtajan tärkein tehtävä on pitää huolta kokonaisuudesta. Että tärkeät asiat käsitellään kokouksessa, kokous etenee mielekkäällä tavalla, ja tiedotus jne jutut toimivat. Puheenjohtaja siis mm.

Ennen kokousta ja kokouksen aikana

• Huolehtii/tarkistaa tulevasta kokouksesta tiedottamisesta

  • [http://forum.ubuntu-fi.org/ keskustelualueiden yläreunan uutiset]

  • [http://wiki.ubuntu-fi.org/ wikin "Ajankohtaista"-osio]

  • Facebook-sivu, postituslistat, IRC, vapaasuomi.fi-kalenteri jos tarvitsee lisänäkyvyyttä?
• Aktiivisesti seuraa yhteisön toimintaa ja lisää tarvittavat asiat asialistalle

• Perustaa padin kokoukselle ennen kokouksen alkua (http://pad.ubuntu-uk.org/) ja ilmoittaa siitä muille IRC:ssä.

• Johtaa asioiden käsittelyä kokouksessa, tarvittaessa siivoa/karsii asialistaa
• Näkee eron keskusteluasioiden ja päätösasioiden välillä
• Päätöksiä tehdessä pitää huolta että myös tekijät nimetään

Kokouksen jälkeen

• Pyrkii seuraamaan päätösten toteutumista kokouksen jälkeen.

Johdannoksi voi lukaista artikkelin [http://blogs.zdnet.com/BTL/?p=28260&tag=col1;post-28260 Community meetings: Rock not ramble]

Tehtävät: varapuheenjohtaja

Varapuheenjohtaja hoitaa käytännön juttuja mahdollistaen puheenjohtajan keskittymisen suurempiin linjoihin. Varapuheenjohtajan tehtäviin kuuluu mm:

Ennen kokousta ja kokouksen aikana

• Auttaa tarvittaessa puheenjohtajaa ja puheenjohtajan ollessa estynyt toimii tämän sijaisena

Kokouksen jälkeen

• Kirjoittaa kokouksen jälkeen kokouksen sisällöstä [:Yhteisön kokous pkpohja:vapaamuotoisen tiivistelmän] ja kopioi lokin wikiin. Mallia voi ottaa aiemmista kokoussivuista tai parantaa niistä oman maun mukaan. Kopioi esityslista linkkeineen menemällä sivun muokkaustilaan ja kopioimalla wikisyntaksi sieltä.

• Tiedottaa pidetyn kokouksen tuloksista laajemmalle yhteisölle, ainakin [http://forum.ubuntu-fi.org/index.php?topic=33714.0 keskustelualueiden viestiketjuun]

• Siistii ["Yhteisön kokous"] -sivun seuraavaa kokousta varten.
• Siivoaa pidetyn kokouksen tiedotuksen esim. päivittämällä tiedotuksen seuraavaa kokousta koskevaksi

Tehtävät: Kaikki aktiivit

• Jokainen osa-alue edustaa toivottavasti ainakin yhden henkilön voimin
• Oletuksena asioiden ”esittelijänä” on kuka tahansa, joka on toiminut ko. saralla. Nimiä asialistalle.
• Lisää ennen kokousta asialistalle tiimiin liittyviä keskusteltavia aiheita
• Käy tarvittaessa valmistelevan keskustelun kokouksen ulkopuolella