Yhteisön kokous / kokouksen pitäminen

Kokousten käynnistämisestä keskusteltiin alun perin foorumilla. Jokaiseen kokoukseen valitaan puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja. Kokoukset ovat tarkoitettu kaikille, mutta kunkin kokouksen puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajalla sekä jokaisen Ubuntu Suomen tiimin ydinryhmän (ja muiden aktiivisten) varalle on erityisiä tehtäviä.

Tehtävät: puheenjohtaja

Puheenjohtajan tärkein tehtävä on pitää huolta kokonaisuudesta. Että tärkeät asiat käsitellään kokouksessa, kokous etenee mielekkäällä tavalla, ja tiedotus jne jutut toimivat. Puheenjohtaja siis mm.

Ennen kokousta ja kokouksen aikana

• Huolehtii/tarkistaa tulevasta kokouksesta tiedottamisesta

  • keskustelualueiden yläreunan uutiset

  • wikin "Ajankohtaista"-osio

  • Facebook-sivu

  • IRC

  • Postituslistat ja Vapaasuomi.fi-kalenteri jos tarvitsee lisänäkyvyyttä

• Aktiivisesti seuraa yhteisön toimintaa ja lisää tarvittavat asiat asialistalle

• Perustaa padin kokoukselle ennen kokouksen alkua (http://pad.ubuntu-uk.org/) ja ilmoittaa siitä muille IRC:ssä.

• Johtaa asioiden käsittelyä kokouksessa, tarvittaessa siivoa/karsii asialistaa
• Näkee eron keskusteluasioiden ja päätösasioiden välillä
• Päätöksiä tehdessä pitää huolta että myös tekijät nimetään

Kokouksen jälkeen

• Pyrkii seuraamaan päätösten toteutumista kokouksen jälkeen.

Johdannoksi voi lukaista artikkelin Community meetings: Rock not ramble

Tehtävät: varapuheenjohtaja

Varapuheenjohtaja hoitaa käytännön juttuja mahdollistaen puheenjohtajan keskittymisen suurempiin linjoihin. Varapuheenjohtajan tehtäviin kuuluu mm:

Ennen kokousta ja kokouksen aikana

• Auttaa tarvittaessa puheenjohtajaa ja puheenjohtajan ollessa estynyt toimii tämän sijaisena

Kokouksen jälkeen

• Kirjoittaa kokouksen jälkeen kokouksen sisällöstä vapaamuotoisen tiivistelmän ja kopioi lokin wikiin. Mallia voi ottaa aiemmista kokoussivuista tai parantaa niistä oman maun mukaan. Kopioi esityslista linkkeineen menemällä sivun muokkaustilaan ja kopioimalla wikisyntaksi sieltä.

• Tiedottaa pidetyn kokouksen tuloksista laajemmalle yhteisölle, ainakin keskustelualueiden viestiketjuun

• Siistii Yhteisön_kokous -sivun seuraavaa kokousta varten.

• Siivoaa pidetyn kokouksen tiedotuksen esim. päivittämällä tiedotuksen seuraavaa kokousta koskevaksi

Tehtävät: Kaikki aktiivit

• Jokainen osa-alue edustaa toivottavasti ainakin yhden henkilön voimin
• Oletuksena asioiden ”esittelijänä” on kuka tahansa, joka on toiminut ko. saralla. Nimiä asialistalle.
• Lisää ennen kokousta asialistalle tiimiin liittyviä keskusteltavia aiheita
• Käy tarvittaessa valmistelevan keskustelun kokouksen ulkopuolella